Zmieniający się model pracy oraz rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej obowiązków administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, profesjonalistów a także osoby prywatne w wykonywaniu codziennych zadań wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego typu współpraca opiera się głównie na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego zarządzanie dokumentami, harmonogramami a także przepływem informacji.
Zakres zadań jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i zależy od potrzeb zleceniodawcy oraz kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień oraz wspieranie procesów administracyjnych. W niektórych przypadkach zdalna asystentka zajmuje się także organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy wsparciem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i kwalifikacji pracy z danymi. Tego typu działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnorakich branżach w zależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się też z obowiązkiem ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji zadań a także sposobu przekazywania materiałów. Przeznaczenie platform do zarządzania schematami umożliwia na obowiązujące monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest także bezpieczeństwo danych a także odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie w szczególności w przypadku pracy z dokumentami zawierającymi dane czułe. W praktyce oznacza to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji zadań zawodowych oraz może modyfikować strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka działa często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem w pewnych sytuacjach pracy oraz obowiązkiem rozwijania własnych kompetencji. Równocześnie zleceniodawcy mogą korzystać z elastycznego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności budowy stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany związane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Zobacz: organizacja pracy firmy.