Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w większości przypadków, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie za każdym razem pozwala bardzo szybko znaleźć potrzebne fragmenty, szczególnie gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich okolicznościach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich budowy znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, ale także zachowanie kolejności wypowiedzi a także właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Zupełnie inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (zobacz również: transkrypcje cennik). W takich przypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych zaleceń.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego rodzaju może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na detale, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się też w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu wykorzystuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Dodatkowe informacje: transkrypcja nagrań.