Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które niełatwo przemyśleć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, natomiast przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać szczegółowy sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod względem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (więcej informacji: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju stosuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zilustrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takim przypadku ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, niemniej jednak również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są trudne do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których niezbędny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Całkiem inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Zobacz: transkrypcje nagrań.