Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w wielu przypadkach, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie za każdym razem daje możliwość bardzo szybko znaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich okolicznościach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich budowy znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że właściwie każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Zupełnie inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a zupełnie inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (więcej informacji na stronie: transkrypcja cennik). W tak zaistniałych okolicznościach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmodyfikować sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na detale, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców oraz oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest również zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą posiadać znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W współzależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorodne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Zobacz także: transkrypcja do sądu.